El panorama de la gestión de la práctica dental y la adquisición de equipos ha evolucionado significativamente en los últimos años. Con costos crecientes y un mercado cada vez más competitivo, los consultorios dentales deben adoptar estrategias de abastecimiento inteligentes y rentables. equipo dental y suministros. Esta guía completa profundiza en las estrategias clave que pueden ayudar a los consultorios dentales, como aquellos que se asocian con Veep Dental, a optimizar sus procesos de adquisiciones y administrar los gastos de manera efectiva en 2023 y más allá.
Comprender el estado actual de la contratación dental
La adquisición dental implica la compra de los servicios, equipos, materiales y suministros que una clínica dental necesita para funcionar sin problemas y brindar atención al paciente de alta calidad. Sin embargo, no es un proceso sencillo como simplemente llenar un carrito de compras. Los consultorios dentales requieren una amplia variedad de suministros, algunos ampliamente disponibles y otros más especializados o limitados. Realizar un seguimiento de todos los productos, proveedores y niveles de inventario puede ser un desafío importante sin un proceso simplificado que una todo.
La pandemia mundial ha tenido un profundo impacto en la industria dental, como en muchas otras. En 2023, los consultorios dentales seguirán lidiando con interrupciones persistentes en la cadena de suministro y mayores costos, lo que subraya la necesidad crítica de un proceso de adquisición más ágil y eficiente. A medida que las clínicas reanudan sus operaciones regulares, la atención se centra en estrategias de abastecimiento más inteligentes para gestionar los costos de manera efectiva.
Según datos recientes, los consultorios dentales están gastando más que nunca en suministros. Antes de la pandemia, los consultorios normalmente asignaban un promedio de 5,51 TP3T a 6,01 TP3T de sus ingresos a suministros dentales. A partir de 2022, ese gasto ha aumentado a un promedio de 8% a 9%. Esto hace que optimizar la gestión de adquisiciones e inventario sea esencial para mantener la rentabilidad.
Estrategias clave para el abastecimiento rentable de equipos dentales
Para afrontar los desafíos del panorama actual de adquisiciones y mantener los costos bajo control, los consultorios dentales deben implementar las siguientes estrategias comprobadas:
1. Desarrollar una estrategia integral de adquisiciones dentales
La base de una contratación eficaz es una estrategia bien definida. Esto involucra:
- Asignar una parte específica de los ingresos de su práctica para la compra de suministros dentales
- Revisar y ajustar periódicamente este presupuesto para reflejar los precios actuales del mercado y las necesidades cambiantes de la práctica.
- Establecer procesos y protocolos de adquisiciones estandarizados
- Asignar roles y responsabilidades claras para las tareas de adquisiciones.
Al crear y adherirse a una estrategia de adquisiciones, las prácticas pueden tomar decisiones de compra más informadas, reducir el gasto ad hoc y mantener los costos de suministro bajo control.
2. Realizar análisis de cantidad y reducir el desperdicio
Analizar el uso diario, semanal y mensual de suministros dentales de su consultorio le permite pedir cantidades adecuadas, reduciendo tanto el desperdicio como los gastos innecesarios. Los pasos para optimizar incluyen:
- Seguimiento de las tasas de utilización del suministro e identificación de patrones de uso
- Establecer niveles paritarios para cada artículo según los datos de utilización
- Realizar pedidos de suministros en cantidades que se alineen con estos niveles paritarios
- Monitorear y ajustar periódicamente los niveles nominales a medida que cambia la utilización.
Este enfoque basado en datos ayuda a optimizar los niveles de existencias, evitar el exceso de existencias o la escasez y mantener un flujo de caja saludable.
3. Fuente de múltiples proveedores
Depender de un único proveedor para todas sus necesidades de suministro puede resultar arriesgado, especialmente en tiempos de incertidumbre. Para mitigar este riesgo y acceder a las mejores ofertas:
- Investigue y compare múltiples proveedores para cada categoría de suministros
- Solicite cotizaciones y negocie precios con algunos proveedores seleccionados
- Establecer relaciones con proveedores primarios y de respaldo para productos clave.
- Evaluar continuamente el rendimiento y los precios de los proveedores.
Tener múltiples opciones de abastecimiento no solo mejora su poder de negociación, sino que también garantiza que tendrá alternativas si un proveedor principal enfrenta interrupciones.
4. Implementar las mejores prácticas de gestión de inventario
La gestión eficaz del inventario va de la mano de una adquisición inteligente. Las mejores prácticas incluyen:
- Crear y mantener listas y registros de suministros precisos.
- Organizar suministros por categoría y configurar un sistema de almacenamiento lógico.
- Realizar recuentos de inventario y auditorías periódicas.
- Establecer puntos de reorden y cantidades para cada artículo.
- Asignar responsabilidades de gestión de inventario a miembros específicos del equipo.
- Análisis de datos de uso de suministros para identificar tendencias y oportunidades.
Al optimizar la gestión de inventario, las prácticas pueden reducir los costos de transporte, minimizar el desperdicio y la caducidad, y garantizar que los suministros críticos estén siempre disponibles.
5. Automatizar los procesos de gestión de inventarios y adquisiciones
El software de gestión de inventarios y adquisiciones específico para odontología puede cambiar las reglas del juego en consultorios ocupados. Los beneficios clave incluyen:
- Seguimiento centralizado y en tiempo real de los niveles de suministro y uso.
- Reordenamiento automatizado y generación de órdenes de compra
- Integración del catálogo de proveedores y comparaciones de precios.
- Procesamiento de facturas y pagos
- Informes y análisis detallados
Al automatizar tareas manuales y que consumen mucho tiempo, las prácticas pueden optimizar las adquisiciones, reducir errores y liberar tiempo del personal para actividades de mayor valor.
6. Agilizar los procesos de pedido y aprobación
Los procesos de pedido complicados o burocráticos pueden provocar retrasos, frustración e incluso escasez de suministro. Para evitar estos problemas:
- Establecer un proceso claro y simple para que el personal solicite suministros.
- Permitir que los miembros autorizados del equipo realicen pedidos de forma independiente
- Establecer umbrales de gasto para diferentes niveles de aprobación
- Utilice software de adquisiciones para gestionar aprobaciones y seguimiento de pedidos
El objetivo es hacer que los pedidos sean rápidos y fáciles para el personal, manteniendo al mismo tiempo la supervisión y el control adecuados.
7. Optimice el presupuesto y la asignación de costos
Las adquisiciones efectivas requieren un enfoque estratégico para la presupuestación y la asignación de costos. Esto involucra:
- Establecer un presupuesto de adquisiciones anual claro basado en datos históricos y necesidades proyectadas.
- Desglosar el presupuesto por categoría (por ejemplo, EPP, instrumentos, materiales)
- Asignar fondos a cada categoría según la prioridad y la utilización
- Supervisar periódicamente el gasto en comparación con el presupuesto y realizar ajustes según sea necesario
- Cobrar suministros a departamentos o proveedores específicos para una asignación precisa de costos
Al alinear el gasto en adquisiciones con el presupuesto y las prioridades estratégicas, las prácticas pueden hacer que cada dólar cuente.
Poniéndolo todo junto: la perspectiva de un socio de adquisiciones
En Veep Dental, entendemos los desafíos que enfrentan las clínicas en materia de adquisiciones y hemos creado nuestras soluciones para ayudar a abordarlos de frente. Como fabricante líder de equipos dentales con más de una década de experiencia, ofrecemos una amplia gama de productos rentables y de alta calidad, desde luces de curado y sistemas de control de sillón hasta fresas, lámparas LED, endomotores, localizadores de ápices y más.
Pero nuestro valor va más allá de los productos únicamente. Nuestro objetivo es ser un verdadero socio de adquisiciones, ofreciendo:
- Precios competitivos y transparentes con descuentos basados en el volumen
- Entrega confiable y puntual e inventario sólido para satisfacer la demanda
- Condiciones de pago flexibles para respaldar el flujo de caja de la práctica
- Orientación experta y soporte para la selección de productos y capacitación.
- Cobertura de garantía y servicio posventa receptivo
Al combinar nuestra experiencia en fabricación con un compromiso de servicio y asociación, ayudamos a los consultorios a implementar las estrategias de adquisición descritas en esta guía, permitiéndoles reducir costos, mejorar la eficiencia y centrarse en brindar una excelente atención al paciente.
Conclusión y próximos pasos
En el mundo de la odontología en rápida evolución, la gestión eficaz de adquisiciones e inventario ya no es opcional: son esenciales para el éxito y la rentabilidad de la práctica. Al comprender el panorama actual, implementar estrategias comprobadas, aprovechar la automatización y asociarse con los proveedores adecuados, los consultorios dentales pueden tomar el control de su gasto en suministros y afrontar las interrupciones con confianza.
Ya sea que esté buscando establecer una estrategia de adquisiciones por primera vez u optimizar sus procesos existentes, tomar medidas es clave. Comience evaluando sus prácticas actuales, identificando áreas de mejora e involucrando a su equipo en el desarrollo de un plan de acción. Y si necesita orientación o apoyo de expertos en el camino, sepa que socios como Veep Dental están aquí para ayudarlo.
El camino hacia el éxito en las adquisiciones es un viaje continuo, pero con las estrategias, herramientas y socios adecuados, los consultorios dentales pueden lograr un abastecimiento de equipos rentable y al mismo tiempo brindar la más alta calidad de atención. El futuro es brillante para quienes estén dispuestos a adaptarse e innovar en esta área crítica de la gestión de la práctica.
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